KYC-Checkliste: Dokumente, Do’s and Don’ts

✅ Do’s (klare Scans, korrekte Übereinstimmungen, MWST-Nummer angeben usw.)

• Machen Sie von Anfang an vollständige Angaben. Unvollständige Einreichungen verzögern die Verifizierung häufig.
• Halten Sie sich genau an Ihre Registrierungsdokumente. Schon kleine Schreibunterschiede (z. B. „Ltd.“ statt „Limited“) können eine Prüfung auslösen.
• Laden Sie ein Foto Ihres Ausweises hoch. Scans werden nicht akzeptiert.
  • Stellen Sie sicher, dass alle Ausweise:
    • gültig und nicht abgelaufen sind
    • klar und farbig sind
    • vollständig sind (kein Zuschneiden, keine Markierungen, keine verdeckten Informationen, keine Unschärfe oder Spiegelungen)
    • Bei Führerschein oder Aufenthaltstitel:
      • Reichen Sie beide Seiten des Ausweises ein (Vorder- und Rückseite), auch wenn eine Seite leer erscheint.
• Verwenden Sie nur aktuelle Dokumente:
  • Kontoauszüge: ausgestellt innerhalb der letzten 3 Monate
  • Adressnachweis: ausgestellt innerhalb der letzten 12 Monate
• Stellen Sie sicher, dass der Kontoinhaber im System mit dem Kontoinhaber auf dem Kontoauszug übereinstimmt.
  • Wenn das Bankkonto auf den Namen eines Unternehmens lautet, stellen Sie sicher, dass dies übereinstimmt.
• Geben Sie Telefonnummern für Ihr Unternehmen und Ihren Vertreter an. Auch wenn Payyo keinen telefonischen Support anbietet, können wir Sie so schnell erreichen, falls etwas geklärt werden muss.
• Schweizer Händler: Geben Sie gegebenenfalls Ihre MWST-Nummer an. So wird die steuerliche Abwicklung vereinfacht.

❌ Don’ts (Abkürzungen, verdeckte Informationen, Screenshots usw.)

• Reichen Sie keine Dokumente ein, auf denen Finger, Schatten oder Spiegelungen Informationen verdecken.
• Verwenden Sie keine Abkürzungen in Namen (z. B. „J. Smith“ statt „John Smith“). Banken lehnen Zahlungen mit nicht übereinstimmenden Namen ab.
• Laden Sie keine Screenshots oder Fotos eines Bildschirms hoch. Akzeptiert werden nur Original-Scans, PDFs oder klare Fotos des physischen Dokuments.
• Überstürzen Sie den Bestätigungsschritt nicht. Prüfen Sie alle Angaben sorgfältig. Fehler können die Freigabe und die Auszahlungen verzögern.
• Laden Sie dasselbe Dokument nicht in mehreren Feldern hoch (z. B. eine Nebenkostenabrechnung sowohl als Adressnachweis als auch als Geschäftsnachweis). Jedes Feld erfordert ein eigenes Dokument.
  • Ein doppelt eingereichtes Dokument wird abgelehnt, auch wenn es gültig ist.

Dokumente nach Unternehmensart

Einzelperson / Einzelunternehmer

• Identitätsnachweis (Reisepass, Führerschein oder Personalausweis)

• Adressnachweis (Nebenkostenabrechnung oder behördliches Schreiben, < 12 Monate)
• Kontoauszug (< 3 Monate)
• Einzelunternehmer- oder Steuernummer (falls zutreffend)
• MWST-Nummer (falls erforderlich)

Eingetragenes Unternehmen

• Identitätsnachweis (des Vertreters und des Inhabers / Anteilseigners / Geschäftsführers)
• Nachweis der Unternehmensregistrierung
  • Screenshot der Website des Registers der wirtschaftlich Berechtigten (RBO), nur für eingetragene Gesellschaften. Der Screenshot muss eine Liste der wirtschaftlich Berechtigten und die Unternehmensinformationen enthalten. Beispiele:
    • Irland - https://rbo.gov.ie/
    • Vereinigtes Königreich - https://find-and-update.company-information.service.gov.uk/
    • EU - https://e-justice.europa.eu/topics/registers-business-insolvency-land/business-registers-eu-countries_en
    • Schweiz - https://traderegistry.ch/tag/swiss-ubo-register/
  • Gründungsunterlagen der Gesellschaft / Registrierungsnachweis (z. B. Statuten, Gesellschaftsvertrag)
  • Meldungen des Unternehmens bei Aufsichtsbehörden (z. B. Jahresmeldungen, Wechsel der Geschäftsführung)
  • Geprüfte Jahresabschlüsse (von einer externen Wirtschaftsprüfungsgesellschaft oder Anwaltskanzlei bestätigte Jahresabschlüsse)
• Nachweis der Geschäftsadresse: Stellen Sie sicher, dass sie mit der Adresse in der Unternehmensregistrierung übereinstimmt.
• Kontoauszug (< 3 Monate)
• MWST-Nummer
• Erklärung über die wirtschaftlich Berechtigten (falls zutreffend)
• Vollmacht (falls der Vertreter nicht in den Registrierungsdokumenten aufgeführt ist)

Personengesellschaft / Gemeinnützige Organisation

• Ein Identitätsnachweis ist für alle gesetzlichen Vertreter, wirtschaftlich Berechtigten und jeden Gesellschafter mit einem Anteil von 25 % oder mehr erforderlich. Akzeptierte Dokumente:
  • Reisepass (Seite mit Foto)
  • Personalausweis (Vorder- und Rückseite)
  • Führerschein (Vorder- und Rückseite)
• Adressnachweis (z. B. Nebenkostenabrechnung oder Kontoauszug, nicht älter als 3 Monate)
• Aktionärsregister, Gesellschaftsvertrag oder Dokument zur Unternehmensstruktur
  • Muss den Firmennamen, die Rechtsform und die eingetragene Adresse enthalten
  • Dies gewährleistet Transparenz über die wirtschaftlich Berechtigten (UBO), wie es die EU-/Schweizer Vorschriften verlangen.
• Kontoauszug (< 3 Monate)